Управление совещаниями и заседаниями
Совещания сегодня – один из основных элементов коллективной работы, позволяющий повысить эффективность внутрикорпоративной коммуникации, ускорить процессы обмена важной информацией и принятия решений. С использованием функционала модуля системы DIRECTUM "Управление совещаниями и заседаниями" предприятие получает возможность максимально результативно использовать время, отведенное для совещаний.
В модуле поддерживается полный жизненный цикл совещания (подготовка, проведение, согласование протокола и контроль исполнения решений), при этом состав работ, проводимых в рамках каждого этапа, может настраиваться под конкретные процессы организации. Модуль позволяет грамотно спланировать ресурсы компании при подготовке, проведении и исполнении решений совещания.
Подготовка совещания
Подготовка к совещанию в системе DIRECTUM начинается с определения его параметров (дата, время, место, участники, продолжительность, повестка) с использованием данных системы. С помощью навигации из карточки совещания можно проверить возможность резервирования помещения.
В качестве участников совещания могут быть указаны как сотрудники компании (выбираются из справочника "Работники"), так и внешние контрагенты (Выбираются из справочника "Контактные лица"). Для внешних контактных лиц может быть также указан тип связи, с помощью которого будет осуществляться приглашение участника: телефонный номер, адрес e-mail, почта.
Затем с помощью механизма задач происходит предварительное согласование параметров совещания в электронном виде путем рассылки всем участникам необходимых документов.
По результатам предварительного согласования можно до начала совещания скорректировать повестку, список участников и планируемую продолжительность.
В итоге система позволяет еще на стадии подготовки совещания исключить возможные срывы по причине неподготовленности присутствующих на совещании сотрудников или их отсутствия на рабочем месте (командировка, отпуск и т.д.).
Создание совещания также возможно с помощью Мастера действий, который запрашивает у пользователя сведения, необходимые для проведения совещания. В зависимости от выбранных параметров с помощью мастера осуществляется резервирование помещения, отправка совещания на согласование, а также формирование повестки и протокола с помощью Конструктора документов.
Проведение совещания
На этапе проведения совещания фиксируются принятые решения, согласовывается и утверждается протокол совещания.
Протокол совещания создается автоматически на основе единого шаблона, при этом его форма может быть настроена в соответствии с принятыми в организации стандартами.
Созданный протокол автоматически рассылается участникам совещания на согласование. Согласование протокола совещаний в электронном виде и утверждение его ЭЦП ускоряет процедуру и позволяет быстрее довести до сотрудников принятые решения.
Контроль исполнения решений
Не менее важным является этап контроля и мониторинга исполнения решений.
В практике проведения совещаний бывает, что после утверждения протокола принятые решения забываются, игнорируются либо не исполняются. Благодаря взаимодействию с модулем "Управление деловыми процессами" такие ситуации исключаются. Сотрудник, назначенный контролером за исполнением решений совещания, с помощью механизма задач всегда может проследить ход исполнения и при необходимости принять соответствующие меры.
Кроме того, наличие в модуле "Управление совещаниями" аналитических отчетов позволяет четко планировать и проводить совещания, а также оценивать эффективность их проведения.
* * *
Таким образом, модуль "Управление совещаниями" системы DIRECTUM позволяет оперативно и качественно проводить совещания, контролировать исполнение решений по протоколу совещания, а также накапливать корпоративную базу знаний принятых решений. Все это, в совокупности с анализом принятых решений, значительно повышает эффективность управления любой организацией.
Видеоролик "Управление совещаниями и заседаниями" на основе версии DIRECTUM 4.6
Смотреть он-лайн | Скачать в лучшем качестве (1024*768, 22.7 mb)
